Unterauftragnehmer (Subcontractors) sind Dritte, die einen kleinen Teil der Projektarbeiten aufgrund eines Vertrages für einen oder mehrere Zuwendungsempfänger erbringen (Definition in Art. 13 Finanzhilfevereinbarung). Grundsätzlich müssen Kernaufgaben, d. h. in erster Linie die Forschungsarbeit des Projektes, von den geförderten Teilnehmerinnen und Teilnehmern selbst ausgeführt werden und dürfen nicht als Unterauftrag vergeben werden.

Damit die Kosten für Unteraufträge in Horizont 2020 förderfähig sind, müssen sie im Arbeitsplan (Annex I zur Finanzhilfevereinbarung) aufgeführt, beschrieben, budgetiert und begründet werden (Art. 6.2.B Finanzhilfevereinbarung).

Die Unteraufträge dürfen nur nach einem transparenten, fairen und unparteiischen Verfahren unter Beachtung des jeweiligen nationalen einschlägigen Vergaberechts erteilt werden (vgl. Artikel 13 des Grant Agreements). Unzulässig sind Unterauftragsvergaben zwischen Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfängern, die Partner eines Projekts sind.

Abgrenzung Unteraufträge - Dienstleistungen (sog. "services")

Im Gegensatz zu Unteraufträgen können "services" (gemäß Art. 10 Finanzhilfevereinbarung) auch dann abgerechnet werden, wenn sie vorher nicht im Annex I aufgeführt worden sind. Beispiele für solche, meist geringfügigen Aufgaben sind Catering, Druck von Flyern , Übersetzungen etc. Ob ein Unterauftrag geringfügige Aufgaben umfasst, ist nach qualitativen und nicht nach quantitativen Maßstäben zu beurteilen.

Anders als im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm werden extern vergebene Audit- und Methoden-Zertifikate nicht mehr als Unteraufträge erfasst, sondern als Dienstleistungen (sog. "services").