Einreichungssystem

In Horizont 2020 werden alle Anträge elektronisch an die Europäische Kommission übermittelt. Antragstellenden steht hierzu im Funding & Tenders Portal ein internetbasiertes System zur Verfügung.

Anträge in Horizont 2020 werden online eingereicht

Für die elektronische Einreichung von Anträgen steht der bedienungsfreundliche Electronic Submission Service zur Verfügung. Der Zugang zu dem System ist über die jeweilige Ausschreibungsseite möglich. Hier werden auch Verlinkungen zu Informationen zum Einreichungssystem angeboten ("Get support"). Ein Leitfaden für die Einreichung ist auch im Einreichungssystem selbst abgelegt. In der Regel wird das Einreichungssystem freigeschaltet, sobald eine Ausschreibung offiziell geöffnet ist.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Antragseinreichung ist die Einrichtung eines EU Login Accounts. Hierfür werden lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Name benötigt. Die dort einmal hinterlegten Login-Informationen gelten nicht nur für den aktuellen Projektantrag, sondern für verschiedene Online-Angebote der Europäischen Kommission, wie z. B. alle, die im Zusammenhang mit dem Funding & Tenders Portal stehen. Bei Beginn der Einreichung – vorgenommen vom Koordinator bzw. der Koordinatorin – wird abgefragt, ob bereits ein EU Login Account eingerichtet wurde, gegebenenfalls erfolgt eine entsprechende Weiterleitung. Im weiteren Verlauf der Antragsvorbereitung wird das Login auf der Startseite des Funding & Tenders Portal vorgenommen. Der Antrag findet sich unter der Rubrik "My Proposal(s)" und kann dort bearbeitet werden.

Alle beteiligten Einrichtungen müssen bei der Antragseinreichung auch über den PIC (Participant Identification Code) ihrer Einrichtung verfügen. Alle Einrichtungen in Deutschland, die schon in Horizont 2020 oder im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm vertreten waren, verfügen über einen PIC. Eine Suchfunktion für den PIC wird durch das System angeboten. Für die Antragseinreichung ist ein vorläufiger PIC ausreichend, für die Vertragsunterzeichnung muss der Validierungsprozess, der mehrere Wochen dauern kann, abgeschlossen sein.

Handhabung und Struktur

Das System führt durch die einzelnen Schritte der Antragsvorbereitung. Für die Anmeldung können die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können. Unter "Add Partner" kann die Projektleitung Partnereinrichtungen zum Konsortium hinzufügen. Sobald deren E-Mail-Adressen in die Maske eingetragen sind, wird automatisch eine Einladung per E-Mail versendet. Ab dann erscheint auch bei den Partnereinrichtungen der jeweilige Antrag, wenn sie im System eingeloggt sind. Auch Projektpartnerinnen und -partner müssen sich einen EU Login Account anlegen. Nur die Projektleitung hat uneingeschränkten Zugang zu allen Funktionen des Einreichungssystems. Partnereinrichtungen können zum Beispiel den Antrag einsehen, ihn aber nicht an die Europäische Kommission übermitteln.

Bei dem Schritt "Edit Proposals' Forms" wird der Antrag vorbereitet und er kann mit dem "Submit"-Button abgeschickt werden. Für den Antragsteil A – Basisinformationen administrativer, inhaltlicher und finanzieller Art – werden Online-Formulare ausgefüllt. Diese öffnen sich unter "Administrative Forms" über den Button "edit forms". Für den eigentlichen Antrag kann unter "Part B and Annexes" unter "download templates" eine zweiteilige RTF-Vorlage heruntergeladen werden. Der erste Teil ist für die ersten drei Kapitel des (Standard-)Antrags – "Excellence", "Impact", "Implementation" – vorgesehen. Der zweite umfasst die letzten beiden Kapitel "Members of the Consortium" und "Ethics and Security". Für die ersten drei Kapitel des (Standard-)Antrags gilt eine Seitenzahlbeschränkung, deswegen die Zweiteilung des Antrags. Für die Einreichung müssen beide Teile in ein PDF-Dokument umgewandelt und im System hochgeladen werden. Die Vorlage ist beschreibbar und gibt die Struktur des Antrags, einschließlich Tabellen, vor.

Einreichungsfristen

Die verbindlichen Einreichungsfristen sind den Ausschreibungsinformationen zu entnehmen. Sie werden auch durch eine "Countdown"-Funktion der verbleibenden Tage im Einreichungssystem angezeigt. Ein Antrag, der nach dem im Aufruf angegebenen Termin und der dort spezifizierten Uhrzeit (in der Regel 17:00 Uhr des Tages der Deadline) eingeht, wird nicht berücksichtigt. Eine frühzeitige Einreichung des Antrags wird empfohlen, um sich mit dem System vertraut zu machen Der Antrag kann innerhalb der Einreichungsfrist unbegrenzt oft eingereicht werden, dabei wird er jedes Mal von dem System überschrieben, so dass immer nur eine Version im System ist. Wenn der Antrag über den "Submit"-Button übermittelt wurde, wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail versendet.

Mehr Informationen zur Antragstellung in Horizont 2020 und dem Funding & Tenders Portal.