Das Einreichungssystem - Participant Portal Submission Service (PPSS)

In Horizont 2020 werden alle Anträge elektronisch an die Europäische Kommission übermittelt. Antragstellenden steht hierzu im Teilnehmerportal ein internetbasiertes System zur Verfügung.

Anträge in Horizont 2020 werden online eingereicht

Für die elektronische Einreichung von Anträgen steht im elektronischen Teilnehmerportal (Participant Portal) der bedienungsfreundliche Participant Portal Submission Service (PPSS) – auch SEP für "Submission and Evaluation in the Participant Portal" genannt – zur Verfügung. Der Zugang zu dem System ist über die jeweilige Ausschreibungsseite, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können, möglich. Informationen zur Antragseinreichung finden sich an verschiedenen Stellen. Im Participant Portal werden im H2020 Online Manual unter "Submit a proposal" Informationen bereitgestellt, das Dokument "Grants Manual - Section on: proposal submission and evaluation" ist hier ebenfalls zu nennen. Ein konkreter Leitfaden für die elektronische Einreichung ist unter "User guide" im Einreichungssystem selbst abgelegt.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die elektronische Antragseinreichung ist die unkomplizierte Einrichtung eines EU Login Accounts, hierfür werden lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Name benötigt. Die dort einmal hinterlegten Login-Informationen gelten nicht nur für den aktuellen Projektantrag, sondern für verschiedene Online-Angebote der Europäischen Kommission, wie z. B. alle, die im Zusammenhang mit dem Participant Portal stehen. Beim Beginn der Einreichung – vorgenommen vom Koordinator bzw. der Koordinatorin – wird zunächst abgefragt, ob ein EU Login Account schon eingerichtet wurde, ggf. erfolgt eine entsprechende Weiterleitung. Im weiteren Verlauf der Antragsvorbereitung wird das Login auf der Startseite des Teilnehmerportals vorgenommen. Der Antrag findet sich unter der Rubrik "My Proposal(s)".

Alle Projektbeteiligten müssen bei der Antragseinreichung auch über den PIC (Participant Identification Code) ihrer Einrichtung verfügen. Einrichtungen in Deutschland, die schon im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm vertreten waren, verfügen über einen PIC. Eine Suchfunktion für den PIC wird durch das System angeboten. Für die Antragseinreichung ist ein vorläufiger PIC ausreichend, für die Vertragsunterzeichnung muss der Validierungsprozess, der mehrere Wochen dauern kann, abgeschlossen sein.

Handhabung und Struktur

Das System führt durch die einzelnen Schritte der Antragsvorbereitung. Für die Anmeldung können die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können. Unter "Add Partner" kann die Projektleitung Partnereinrichtungen zum Konsortium hinzufügen. Sobald die E-Mail-Adressen anderer Projektteilnehmer/innen in die Maske eingetragen sind, wird automatisch eine Einladung per E-Mail versendet. Über den enthaltenen Link wird den Projektpartner/innen Zugang zu dem jeweiligen Antrag im System gewährt. Auch Projektpartner/innen müssen sich zunächsteinen EU Login Account anlegen. Nur die Projektleitung hat uneingeschränkten Zugang zu allen Funktionen des Einreichungssystems. Partnereinrichtungen können zum Beispiel den Antrag einsehen, ihn aber nicht an die Europäische Kommission übermitteln.

Bei dem Schritt "Edit Proposals' Forms" wird der Antrag vorbereitet und er kann mit dem "submit"-Button abgeschickt werden. Für den Antragsteil A – Basisinformationen administrativer, inhaltlicher und finanzieller Art – werden Online-Formulare ausgefüllt. Diese öffnen sich unter "Administrative Forms" über den Button "edit forms". Für den eigentlichen Antrag kann unter "Part B and Annexes" unter "download templates" eine zweiteilige RTF-Vorlage heruntergeladen werden. Der erste Teil ist für die ersten drei Kapitel des (Standard-)Antrags – "Excellence", "Impact", "Implementation" – vorgesehen. Der zweite umfasst die letzten beiden Kapitel "Members of the consortium" und "Ethics and security". Für die ersten drei Kapitel des (Standard-)Antrags gilt eine Seitenzahlbeschränkung, deswegen die Zweiteilung des Antrags. Für die Einreichung müssen beide Teile in jeweils ein PDF-Dokument umgewandelt und im System hochgeladen werden. Die Vorlage gibt die Struktur des Antrags, einschließlich Tabellen, vor.

Einreichungsfristen

Die verbindlichen Einreichungsfristen sind den Ausschreibungsinformationen zu entnehmen. Sie werden auch durch eine "Countdown"-Funktion der verbleibenden Tage im Einreichungssystem angezeigt. Ein Antrag, der nach dem im Aufruf angegebenen Termin und der dort spezifizierten Uhrzeit (in der Regel 17:00 Uhr des Tages der Deadline) eingeht, wird nicht berücksichtigt. Eine frühzeitige Einreichung des Antrags wird empfohlen, um sich mit dem System vertraut zu machen Der Antrag kann innerhalb der Einreichungsfrist unbegrenzt oft eingereicht werden, dabei wird er jedes Mal von dem System überschrieben. Nur die zuletzt eingereichte Version wird berücksichtigt. Wenn der Antrag übermittelt wurde, wird automatisch eine Bestätigung per E-Mail versendet.

Mehr Informationen zur Antragstellung in Horizont 2020 und dem Teilnehmerportal.