Tipps zur Antragstellung

Die Antragsvorbereitung gleicht einem eigenen Projekt. Sie erfordert Zeit, Planung und Abstimmungen mit dem Konsortium und geht weit über die Darstellung einer guten Forschungsidee hinaus. Merkmale für einen erfolgreichen Antrag werden in den nächsten Abschnitten beschrieben.

Das Projekt "erfolgreicher Antrag"

Ziel eines Antrags ist immer die Förderung. Damit die Voraussetzungen dafür gut sind, sind verschiedene Aspekte bei der Antragsvorbereitung zu beachten. So reicht es zum Beispiel nicht, sich allein auf die wissenschaftliche und technologische Exzellenz des Vorhabens zu verlassen. Wer die Gutachterinnen und Gutachter überzeugen möchte, muss auch in anderen Bereichen punkten.

Zeitrahmen

Informationsmaterialien

Gespräche mit Expertinnen und Experten

Projektkoordination und Management

Präsentation des Konsortiums

Der Inhalt

Formale Kriterien eines Antrags

Layout, Struktur und Sprache

 




Zeitrahmen

Die Vorbereitungen für einen EU-Antrag beginnen im Idealfall bereits mindestens sechs Monate vor Erscheinen des Ausschreibungstextes im Amtsblatt der EU. Die zweijährigen Arbeitsprogramme in Horizont 2020 erleichtern eine vorausschauende Planung über längere Zeiträume. Es ist hilfreich, zu Beginn der Antragstellung einen Zeitplan aufzustellen, und ihn im Laufe der Antragsvorbereitung anzupassen. Diese Vorgehensweise hilft, den Überblick über den Zeitrahmen und den noch zu leistenden Aufgaben zu behalten.




Informationsmaterialien

Die Zusammenstellung und intensive Nutzung der notwendigen Dokumente übernimmt einen wichtigen Part bei den Vorbereitungen zur Antragstellung. Zu jeder Ausschreibung werden - gegebenenfalls unterschieden nach dem jeweiligen Förderinstrument - spezifische Materialien von der Europäischen Kommission veröffentlicht. Im Participant Portal  stehen auf den einzelnen Ausschreibungsseiten unter dem Reiter "Call documents" die zu einer Ausschreibung gehörenden Dokumente zum Download bereit – sowohl einzeln als auch im Paket über den Button "Download all documents". In der Regel sind auch die Seiten der zuständigen Nationalen Kontaktstelle mit den Ausschreibungsdokumenten verlinkt. Die "Call documents" enthalten Dokumente zur rechtlichen Basis (inkl. Beteiligungsregeln) und Teile des Arbeitsprogramms – sowohl die allgemeinen als auch den jeweiligen thematisch relevanten.

Darüber hinaus werden weitere Dokumente zur Verfügung gestellt, z. B. die Handreichung zur Begutachtung und der Mustervertrag. Dokumente im Zusammenhang mit Horizont 2020 finden sich auf dem Participant Portal unter dem Reiter "How to participate" unter dem Menüpunkt "Reference Documents". Soweit in dem thematischen Bereich politische EU-Hintergrunddokumente vorhanden sind, sollten diese ebenfalls vorliegen. Hier hilft auch eine Recherche auf den Internetseiten des Europa-Servers.


Checkliste Informationsmaterialien

  • Mit allen ausschreibungsrelevanten Dokumenten vertraut machen
  • Zusätzliche Dokumente zu Horizont 2020 auf Antragsrelevanz prüfen
  • (Forschungs-)politische Hintergrunddokumente müssen bekannt sein



Gespräche mit Expertinnen und Experten

Bereits in der ersten Sondierungsphase eines Projektes sollte das Gespräch mit Expertinnen und Experten zum Rahmenprogramm gesucht werden. Zu denen gehören

  • Regional: Beratende zu Horizont 2020 an Hochschulen und Forschungseinrichtungen ("EU-Referent/innen" oder "Forschungsreferent/innen"),
  • National: Vertreter/innen der Nationalen Kontaktstellen (NKS) sowie anderer Beratungsstrukturen.

Darüber hinaus kann es sehr lohnend sein, sich mit Personen auszutauschen, die bereits als Begutachtende von Projektanträgen in Brüssel tätig gewesen sind oder die sich erfolgreich an Projekten im Rahmenprogramm beteiligt haben. Neben der Weitergabe von Standardinformationen können sich Antragstellende von diesen Expertinnen und Experten auch Hinweise erhoffen, die über die allgemein erhältlichen Informationen hinausgehen und insbesondere aus der zum Teil langjährigen Erfahrung im Beratungsbereich oder der EU-Projekteinwerbung bzw. Begutachtung resultieren.


Checkliste Gespräche mit Expert/innen

  • Beratungsangebot der eigenen Einrichtung wahrnehmen
  • Serviceleistungen der Nationalen Kontaktstellen der Bundesregierung nutzen
  • Gespräch mit erfahrenen Gutachter/innen und Antragsteller/innen suchen, z. B. an der eigenen Einrichtung



Projektkoordination und Management

Transnationale Projekte stellen hohe Anforderungen an die Projektkoordination bzw. das Managementteam, da der Managementaufwand nicht nur mit der Anzahl der Partnereinrichtungen proportional ansteigen kann, sondern weil dem Konsortium weitreichende Verantwortlichkeiten übertragen werden. Diese reichen von der finanziellen und administrativen Abwicklung (inkl. Audits) über die wissenschaftlich-technische Koordinierung und IPR-Management (Intellectual Property Rights) bis zur möglichen Durchführung von Unterausschreibungen. Fragen der Ethik sowie zu Thematiken der Chancengleichheit oder anderen Querschnittsaspekten müssen Berücksichtigung finden.

Jedoch sollten Antragstellende sich von den komplexen Anforderungen nicht abschrecken lassen und proaktiv an diesen Aspekt ihrer Projektplanung herangehen. Ein klar konzipiertes Managementkonzept mit eindeutigen Entscheidungsstrukturen wird im Antrag nicht nur erläutert, um damit bei den Begutachtenden einen guten Eindruck zu machen; vielmehr müssen sich in ihm die Prinzipien manifestieren, die das Konsortium nicht nur für die Umsetzung des Projektes vorsieht, sondern die sowohl praktikabel als auch dem Projekt angemessen sind. Ein Konsortium kann externe Expert/innen in der Funktion eines Beratungsgremiums (auch "Beirat") hinzuziehen; die Einbindung solcher Gremien, in denen z. B. Nutzer/innen und/oder Industrievertreter/innen regelmäßig über den aktuellen Zwischenstand der Projektarbeit mit den Durchführenden diskutieren, kann für ein Konsortium sehr hilfreich sein.

Darüber hinaus ist eine Erläuterung von Mechanismen zur Informationsweitergabe (z. B. durch Webseiten, Newsletter und regelmäßige Treffen) innerhalb eines Konsortiums ebenso wichtig wie klare Festlegungen unter allen Partnern bezüglich Schutz, Verbreitung und Nutzung der "Intellectual Property Rights" (IPR). Diese Absprachen werden von allen Partnereinrichtungen im Konsortialabkommen festgelegt, welches auch die projektinternen Pflichten der Partner bezüglich der Erstellung von Berichten regelt.


Checkliste Projektkoordination und Management

  • Die Projektkoordination verfügt über Erfahrung mit der Leitung von großen bzw. grenzüberschreitenden Projekten
  • Für das Projektmanagement ist ein eigenes Arbeitspaket vorgesehen
  • Ein guter und regelmäßiger Informationsfluss im Konsortium ist sichergestellt
  • Eindeutige Festlegung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen, auch bei Konflikten
  • Gegebenenfalls Begleitung des Projekts durch ein Advisory Committee



Präsentation des Konsortiums

Auch bei der Vorstellung des Konsortiums sowie der Erläuterung der Managementstruktur eines Projektes sollte auf eine übersichtliche Darstellung und gute Strukturierung ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Insbesondere sollte dargestellt werden, welche Personen und Institutionen mit welchen Qualifikationen am Projekt beteiligt sind und welche Funktion die einzelnen Partner/innen im Projekt übernehmen. Es ist in diesem Zusammenhang nicht nötig, komplette Lebensläufe aller Projektbeteiligten einzufügen. Hier sollte sich das Konsortium auf die Aspekte mit Relevanz für das beantragte Projekt, wie Erfahrungen mit EU-Projekten, wichtige Publikationen, Auszeichnungen und Patente beschränken. Insbesondere Kompetenz, Sachverstand und Komplementarität des Konsortiums sowie die Expertise der beteiligten Partner/innen für die Projektarbeit müssen klar präsentiert werden.

Die Vorstellung jedes Projektpartners sollte folgende Informationen umfassen:

  • eine Übersicht über alle an der Projektarbeit beteiligten Personen,
  • spezifische Fachkenntnisse und Erfahrungen,
  • wesentliche Publikationen,
  • Details zu Infrastruktur und Etat der Einrichtung.

Auch sollte deutlich hervorgehoben werden, welche Methoden oder Verfahren genutzt sowie auf welche Ressourcen/Infrastrukturen zurückgegriffen werden kann.


Checkliste Bildung eines erfolgreichen Konsortiums

  • Unbestreitbare Expertise der Projektpartner/innen in ihrem Arbeitspaket
  • Konsortium weist für Erreichung der Projektziele komplementäre Kenntnisse vor
  • Erfahrung mit der Durchführung von EU-Projekten
  • Erfahrung im Forschungsmanagement und der Projektkoordination
  • Angemessenes und professionelles Management
  • Konsortium kann die notwendigen Ressourcen (Personal, Großgeräte) nachweisen
  • Gegebenenfalls Einbindung von Nutzer/innen, soweit relevant



Der Inhalt

Die Darstellung der Inhalte sollte sich sehr eng an den Zielen und Inhalten der Ausschreibung orientieren und kann auch – ohne komplette Passagen zu übernehmen – die Terminologie aus dem Arbeitsprogramm aufgreifen. Die Fragestellungen und Zielsetzungen des Projekts sollten in diesem Teil Ihres Antrags klar und präzise definiert und die innovativen Aspekte betont werden. Ethische Implikationen und Querschnittsthemen wie Gender oder sozialwissenschaftliche Bezüge sollten hier ebenfalls angemessen berücksichtigt werden.

Antragstellende sollten sich strikt an die Vorgaben der Ausschreibung und insbesondere des Leitfadens für Antragstellende halten. Es gilt, die ausgeschriebenen Themenstellungen im Projektantrag nachvollziehbar abzudecken und somit die Gutachter/innen von der Relevanz des Projektantrags zu überzeugen. Wichtigstes Erfolgskriterium ist eine für die Gutachter/innen nachvollziehbare und überzeugende Abarbeitung der Evaluierungskriterien!

Im Arbeitsprogramm werden klare Ziele für die Ausschreibungen definiert. Antragstellende sollten den Nutzen des Projektes mit den dort vorgegebenen Zielsetzungen abgleichen und gegebenenfalls auch einen breiteren (forschungs)-politischen Kontext in die inhaltliche Gestaltung des Antrags einbeziehen. Hier kann es sinnvoll sein, auch weitere von der Europäischen Kommission bzw. der Europäischen Union veröffentlichte Texte zu lesen und sich im Antrag darauf zu beziehen. Wenn die Europäische Kommission beispielsweise eine Problematik definiert hat, die nicht nur im Arbeitsprogramm, sondern auch in einem anderen Text (z. B. Weiß- oder Grünbuch) angesprochen wird, sollte im Antrag auf jeden Fall darauf hingewiesen werden, dass durch das Projekt eine Lösung für das von der Europäischen Kommission definierte Problem erarbeitet wird. Nach solchen Hintergrundtexten kann z. B. auf den Internetseiten des Europa-Servers werden.

Im Projektantrag sollte darüber hinaus erläutert werden, welche konkreten Ergebnisse (z. B. Produkte, Verfahren, Dienstleistungen, Patente, Prototypen, Methoden, Techniken, Statistiken, wissenschaftliche Daten, Veröffentlichungen, Veranstaltungen etc.) aus der Projektarbeit zu erwarten sind. Vor dem Hintergrund der verstärkten Missions- und Innovationsorientierung von Horizont 2020 sollten Sie sich daher auch über zwei Fragen Gedanken machen:

  1. Wie können die möglichen Ergebnisse verwertet werden?
  2. Welchen Beitrag können die möglichen Ergebnisse zur Lösung von Gesellschaftlichen Herausforderungen leisten?

Detailliert stellt das Konsortium in diesem Zusammenhang auch den Arbeitsplan des Projekts vor, in dem die Aufgabenverteilung und das Zusammenspiel der einzelnen Partner untereinander (z. B. anhand von PERT- Diagrammen oder Gantt-Charts) erläutert werden. Hier wird die Struktur der Projektplanung transparent; aus ihr wird die inhaltliche und strukturelle Verknüpfung der einzelnen Teile des Gesamtprojektes miteinander deutlich. Verschiedene Etappen eines Projektes, z. B. das Erreichen bestimmter Ziele oder Lieferleistungen, werden ebenfalls im Projektplan eingezeichnet und dienen nicht nur dem Konsortium zur strukturellen Ordnung der Projektarbeit, sondern in der Evaluierungsphase ebenso den Gutachter/innen dazu, die Umsetzungspläne des Konsortiums nachzuvollziehen und zu beurteilen. Somit erleichtert ein übersichtlicher, eindeutiger und nachvollziehbarer Arbeitsplan insbesondere die Arbeit der Evaluator/innen.


Checkliste Hinweise zur Gestaltung des Antrags

  • Strikt an Hinweise und Vorgaben der Ausschreibung halten
  • Evaluierungskriterien vollständig und überzeugend abarbeiten
  • Relevanz: Ausgeschriebene Themenstellungen decken Projektantrag nachvollziehbar ab
  • Konzept, Methodik und Arbeitsplan sind inhaltlich überzeugend
  • Nutzen des Projekts mit den Zielen im Arbeitsprogramm abgleichen (gegebenenfalls breiteren forschungspolitischen Kontext beachten)
  • Mögliche Ergebnisverwertung mitdenken
  • Überzeugendes Konzept für Verwertung und Verbreitung sowie IPR (Intellectual Property Rights) Management entwickeln



Formale Kriterien eines Antrags

Anträge, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen oder die Einreichungsfrist versäumt haben, werden von der Evaluierung ausgeschlossen und aus rein formalen Gründen abgelehnt. Dies betrifft etwa 10 % der Anträge. Die Mindestanforderungen sind in den Ausschreibungsunterlagen gelistet und beziehen sich zum Beispiel auf die Zahl der beteiligten Partnereinrichtungen oder auf Budgetobergrenzen. Da Anträge elektronisch eingereicht werden, endet die Antragsfrist immer mit einer bestimmten Uhrzeit am letzten Einreichungstag. Es empfiehlt sich, den Antrag frühzeitig einzureichen. Er kann jederzeit innerhalb der Antragsfrist erneut eingereicht werden, damit wird der zuvor eingereichte automatisch überschrieben. In die Begutachtung kommt immer nur die zuletzt übermittelte Version.


Checkliste zu formalen Antragskriterien

  • Alle "Eligibility Criteria" sind erfüllt
  • Mindestpartnerzahl wird erfüllt und liegt idealerweise deutlich über der Mindestanforderung
  • Antrag frühzeitig einreichen und gegebenenfalls bei Aktualisierungen überschreiben



Layout, Struktur und Sprache

Exzellenz, Wirkung und Durchführung des Projekts stehen im Vordergrund einer Begutachtung. Dennoch können auch die Form, Struktur sowie sprachliche Aspekte einen großen Einfluss auf die Gutachter/innen haben und sollten deshalb auf keinen Fall außer Acht gelassen werden. Denn das äußerliche Erscheinungsbild des Antrags trägt zum ersten Eindruck über das Projektvorhaben bei. Im Leitfaden für Antragstellende finden sich nicht nur Hinweise zu den inhaltlichen Anforderungen eines Antrags, sondern ebenfalls zu äußerlichen Aspekten, wie z. B. der Struktur oder der Länge einzelner Kapitel. Diese Vorgaben müssen eingehalten werden. Ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild bietet die Chance, den Begutachtenden die Durchsicht des Antrags zu erleichtern und so einen positiven Einfluss auszuüben.

Die Gutachter/innen erhalten eine elektronische Version des Antrags in Form eines PDF-Dokuments. Alle Elemente von Abbildungen, Bildern oder Diagrammen sollten aussagekräftig zu erkennen sein – auch dann noch, wenn die Begutachtenden sich den Antrag in schwarz-weiß ausdrucken. Mögliche Qualitätsverluste sollten bedacht sein. Der Textkörper sollte mit kurzen Absätzen, Zwischenüberschriften und Aufzählungslisten gestaltet werden. Die Hervorhebung von Schlüsselbegriffen durch Fett- oder Kursivdruck gestatten es Gutachter/innen, die wichtigen Punkte eines Antrags schnell und präzise zu erfassen. Darüber hinaus können illustrierende Diagramme und/oder Tabellen Erklärungstexte unterstützen oder helfen, wortreiche Erläuterungen zu vermeiden. Auf diese einfachen Hilfsmittel sollte bei der Antragstellung nicht verzichtet werden!

Auch die Sprache spielt bei der Evaluierung des Antrags eine sehr wichtige Rolle. Obwohl es möglich ist, einen Antrag in jeder der offiziellen Amtssprachen der EU einzureichen, sollten Anträge auf Englisch eingereicht werden. Von Vorteil kann es sein, wenn ein/e Muttersprachler/in, der/die nicht unbedingt an der Antragstellung beteiligt gewesen sein muss, den Text auf seine Verständlichkeit sowie auf Fehler überprüft. Kein Antrag wird aufgrund sprachlicher Unzulänglichkeiten abgewiesen werden, doch erleichtert eine fehlerfreie Darstellung der Inhalte den Gutachter/innen die Antragsdurchsicht und stellt sicher, dass es nicht aufgrund falscher Formulierungen zu Missverständnissen kommt. Eine klare und präzise Formulierung ist elementarer Bestandteil eines guten Antrags; ebenso sollte auf unnötig wortreiche Ausführungen und Redundanzen verzichtet werden. Vermeiden Sie ständige Abkürzungen, dies kann den Lesefluss und das Leseverständnis erheblich erschweren.

Jeder Antrag sollte einen schlagkräftigen und selbsterklärenden Titel haben; ein aus diesem Titel abgeleitetes leicht merkbares Akronym bringt einen hohen Wiedererkennungswert mit sich – ein Umstand, der im Rahmen der Evaluierung und bei der Projektumsetzung zum Tragen kommen kann. Vermeiden Sie es, Akronyme durchnummeriert wiederzuverwerten.


Checkliste formale und sprachliche Aspekte

  • Einheitliche Sprache
  • Präzise Formulierungen, kurze und klare Sätze mit wenigen Abkürzungen
  • Vermeiden von wortreichen Erläuterungen
  • Korrekte und leicht verständliche englische Sprache
  • Vermeidung von Redundanzen
  • Klare prägnante Struktur mit einem übersichtlichen Erscheinungsbild
  • Schlagkräftiger und selbsterklärender Titel
  • Leicht merkbares Akronym
  • Aufzählungslisten
  • Hervorheben von Schlüsselbegriffen durch Fett- oder Kursivdruck
  • Illustrierende Diagramme und/oder Tabellen