Audit-Zertifikate

In Horizont 2020 gibt es verschiedene Arten von Audits, mit denen die zweckmäßige Verwendung der Fördergelder des EU-Rahmenprogramms für Forschung und Innovation überprüft und sichergestellt werden soll. Von der Art des Audits hängt ab, wer das Audit durchführt: Die Europäische Kommission, der Europäische Rechnungshof, ein Wirtschaftsprüfer oder die eigene Innenrevision.

In Horizont 2020 wird zwischen verschiedenen Arten von Audits unterschieden:

  1. Die Prüfbescheinigung (Certificate on the Financial Statement, CFS)
  2. Das Methodenzertifikat (Certificate on the Methodology, CoMUC)
  3. Das Audit durch die Europäische Kommission (second level audit)
  4. Das Audit durch den Europäischen Rechnungshof (third level audit)

1. Die Prüfbescheinigung ("Certificate on the Financial Statement", CFS)

Die Prüfbescheinigungen (auch Bescheinigung über die Kostenaufstellung genannt) dienen dazu, die korrekte Abrechnung der erstattungsfähigen Kosten im Projekt nachzuweisen. Jeder Zuwendungsempfänger hat eine Prüfbescheinigung mit dem abschließenden Finanzbericht am Ende des Projekts zu erstellen, falls er eine Fördersumme von mindestens 325.000 € erreicht. Ausschlaggebend für diese Summe sind hierbei die vom einzelnen Zuwendungsempfänger kumulativ in den Finanzberichten geltend gemachten direkten Kosten. Der von der Kommission ausgezahlte Betrag der Vorfinanzierung und die Summe der indirekten Kosten sowie weitere Pauschalkosten (flat-rates) bleiben hierbei unberücksichtigt.

Die Form der Prüfbescheinigungen ist in Annex V der Finanzhilfevereinbarung ("grant agreement") geregelt. Neben der Leistungsbeschreibung, die z. B. Gegenstand und Grund des Auftrags verifiziert, sind dort auch die vom Prüfer vorzunehmenden Prüfungshandlungen beschrieben.

Das "Online Manual" im Teilnehmerportal enthält weitere Informationen zu den Voraussetzungen an eine Prüfbescheinigung.

Wirtschaftsprüfer

In Deutschland sind nach § 319 Handelsgesetzbuch (HGB) zertifizierte Wirtschaftsprüfer befugt, die Prüfbescheinigungen (CFS) zu erstellen. Jeder Zuwendungsempfänger kann seinen externen Prüfer frei wählen, auch seinen üblicherweise z. B. mit der Erstellung der Jahresabschlüsse beauftragten Wirtschaftsprüfer. Voraussetzung ist, dass der Wirtschaftsprüfer unabhängig ist, das heißt, es darf keine tatsächliche und/oder dem Anschein nach vorhandene Abhängigkeit zu der Einrichtung bestehen. Beispiele für eine solche Abhängigkeit sind nach § 319 Absatz 3 HGB: finanzielle Interessen (Anteile) an der Firma, Mitgliedschaft im Aufsichtsrat oder Arbeitnehmer der Einrichtung, Durchführung der Innenrevisionen, Erbringung von Finanzdienstleistungen, Führen der Bücher der Einrichtung etc. Ebenso wenig darf er an der Erstellung der Finanzberichte beteiligt gewesen sein.

Innenrevision

Öffentliche Einrichtungen, Universitäten und gemeinnützige Forschungseinrichtungen können statt eines Wirtschaftsprüfers auch ihre Innenrevision mit der Ausstellung der Prüfbescheinigung beauftragen. Die Innenrevisorin oder der Innenrevisor (competent public officer) muss unabhängig sein, d. h. sie oder er darf weder bei der Erstellung der Kostenabrechnungen für das Projekt beteiligt sein, noch hierarchisch der Stelle unterstehen, die für das Erstellen der Kostenabrechnungen verantwortlich ist. Diese rechtliche Handlungsfähigkeit und Unabhängigkeit muss von der zuständigen nationalen Behörde frühzeitig bei der jeweils für das Projekt verantwortlichen Generaldirektion bestätigt werden.

Kosten

Die Kosten für die Erstellung einer Prüfbescheinigung sind in Horizont 2020 erstattungsfähig. Bei der Budgetkalkulation sollte jeder Zuwendungsempfänger diese Kosten einplanen, es sei denn er bleibt mit seiner Fördersumme unter 325.000 €. Prüfbescheinigungen fallen in Horizont 2020 unter die Kostenkategorie "andere Güter, Arbeiten und Dienstleistungen" ("other goods and services").

2. Das Methodenzertifikat (Certificate on the Methodology, CoMUC)

In Horizont 2020 haben Zuwendungsempfänger die Möglichkeit, sich die Methode mit der sie ihre Durchschnittspersonalkosten berechnen, zertifizieren und anschließend genehmigen zu lassen. Damit können sich Zuwendungsempfänger im Vorhinein die Einhaltung der vertraglichen Bestimmungen bei ihren Kostenabrechnung bestätigen lassen. Sie haben damit den Vorteil einer gewissen Zahlungssicherheit bezüglich ihrer Projektkosten.

Die Genehmigung eines Zertifikats kann jederzeit während der Laufzeit von Horizont 2020 beantragt werden. Ein von der Europäischen Kommission genehmigtes Methodenzertifikat ist für die gesamte Laufzeit von Horizont 2020 gültig, es sei denn, die Methode wird vom Zuwendungsempfänger geändert oder die Kommission entdeckt bei einer Prüfung die Nichteinhaltung oder einen Missbrauch der Methode. Auf Wunsch des Zuwendungsempfängers kann das Methodenzertifikat auch rückwirkend für bereits laufende, noch nicht abgeschlossene Projekte in Horizont 2020 gelten, wenn die Abrechnung auf Grundlage der zertifizierten Methode erfolgte. Änderungen der Methode müssen der Kommission angezeigt werden. Bei Änderungen der Methode kann jederzeit ein neues Methodenzertifikat eingereicht werden. Methodenzertifikate, die für das 7. Forschungsrahmenprogramm genehmigt wurden, gelten nicht für Projekte in Horizont 2020.

Die Kosten eines genehmigten Methodenzertifikats sind ebenso wie die Kosten für eine Prüfbescheinigung unter der Kostenkategorie "andere Güter, Arbeiten und Dienstleistungen" ("other goods and services") erstattungsfähig.

Die Zertifizierung einer Methode kann von einerm unabhängigen Innenrevisor oder einem externen Wirtschaftsprüfer durchgeführt werden. Das Methodenzertifikat ist in der Form des Annex VI der Finanzhilfevereinbarung zu erstellen. Der Antrag auf Erteilung eines Methodenzertifikats ist per E-Mail an EC-H2020-Unit-Cost-Methodology-Certification@ec.europa.eu zu richten. Weitere Unterlagen sind erst auf Rückmeldung der Kommission einzureichen. In der Regel wird die Kommission das eingereichte Methodenzertifikat innerhalb von 60 Tagen genehmigen oder ablehnen.
Das "Online Manual" und der Kommentar zur Musterfinanzhilfevereinbarung enthalten weitere Beschreibungen und Informationen zum Antragsverfahren.